Gestão Eficiente de TIC - Payback Direto: redução de custo e aumento de receita - Pag.10

Payback Direto

O grande desafio das organizações de TIC (tecnologia da informação e comunicação) é a redução de despesas operacionais (Opex) e a real contribuição para aumento da receita da organização. A redução de despesas está associada à busca constante de eficiência operacional, inovação e quebra de paradigmas organizacionais e tecnológicos. Uma ação estratégica que as organizações de TIC estão buscando é a adoção de serviços por demanda, ou seja, buscando flexibilidade para atender as demandas organizacionais crescentes e podendo se adequar rapidamente em períodos de retração dos negócios. Essa estratégia também atende ao desafio de reduzir os custos fixos das organizações de TI. O amadurecimento do mercado e a competição estão viabilizando cada vez mais o uso de serviços ou invés de aquisição de ativos. Um exemplo são as iniciativas dos fornecedores de software de oferecer softwares como serviços (SaaS – Software as a Services).
A contribuição da TIC para o aumento da receita está baseada na velocidade que os projetos de tecnologia são implantados com custos aderentes as necessidades do negócio e do mercado. A solução é o desenvolvimento de plataformas de software e hardware adaptativos e o uso de arquiteturas que permitam a integração rápida de soluções, como por exemplo, a tecnologia SOA – Services Oriented Architecture. Segue alguns comentários para ajudá-lo na identificação de oportunidades de redução de custos:

1. Reveja seus planos de upgrade do seu parque de PCs (desktops e notebooks) para o Windows Vista associado com a substituição dos atuais equipamentos. Algumas empresas estão adiando a migração para obterem economia no curto prazo, porém isso pode esconder custos de manutenção e suporte. O TCO – Total Cost Ownership – pode crescer pelo aumento dos custos de manutenção e perda de produtividade do pessoal. Adiar a troca de equipamentos pode-se perder a oportunidade de uso dos novos computadores que consumem menos energia com custos menores de operação. Tipicamente, podemos considerar a troca de notebooks a cada três anos e desktops a cada quatro anos, levando em consideração algumas áreas de grande demanda de processamento (engenharia e finanças, por exemplo) que devem ter ciclos menores de substituição.

2. Avalie a substituição de links de dados dedicados ou com tecnologia Frame Relay por redes MPLS e VPNs através da Internet, principalmente em organizações de médio porte. Considere o uso da tecnologia de transmissão DLS para escritórios remotos, a redução de gastos é significativa.

3. Analise os contratos de serviços e manutenção, principalmente de serviços considerados commodities. A competição está reduzindo o custo dos serviços em percentuais significativos. Não tenha receio de trocar de fornecedor, atualmente os serviços são similares.

4. Reveja continuamente suas contas de telefonia fixa e móvel. É comum pela complexidade da tarifação desses serviços existirem pagamentos indevidos. Existem softwares e serviços no mercado que ajudam na identificação de pagamentos fora das regras da ANATEL.

5. Migre sua estrutura de telefonia interna e externa para VoIP. Um canal de 2Mbps, utilizado para a conexão de PABXs tradicionais, suporta 30 canais de voz simultaneamente utilizando uma banda de 64kbps para cada chamada. Um serviço de VoIP utiliza apenas 8kbps por chamada com qualidade compatível, ampliando o número de conexões simultâneas e, conseqüentemente, reduzindo o tamanho e custo da infra-estrutura e despesas.

6. Substitua os antigos acessos remotos de linha discada por conexões Wi-Fi através de hot spots, disponíveis em aeroportos, restaurantes, hotéis e locais de eventos em alguns casos esses serviços são oferecidos de forma gratuita.

7. Expanda o uso de smartphones, Blackberrys e PDAs para acesso a e-mails, aprovações de solicitações internas e consulta de informações, além de reduzir os gastos aumenta-se a produtividade do pessoal.

8. Analise o outsourcing da sua infra-estrutura de e-mail. A manutenção e gerenciamento das contas de e-mail de sua empresa podem estar acima dos valores cobrados pelo mercado. Considere um estudo de TCO e avalie as oportunidades, inclua serviços de anti-spam e antivírus.

9. Corte os custos de viagens utilizando vídeo conferência e serviços de colaboração remota. Para usuários de grandes empresas considere a implantação de uma infra-estrutura interna com o uso de um MCU, equipamento que permite vídeo conferencia com vários participantes simultaneamente; Implante salas de vídeo conferência e uso de câmeras individuais de baixo custo em notebooks.

10. Reduza seu inventário de TIC. Elimine tudo aquilo que a organização não usa mais, incluindo hardware, software e serviços. A manutenção desses ativos implica em custos de manutenção, documentação e alocação de recursos para armazenamento e controle além de ficar exposto a auditorias sobre a eficiência da área de TIC.

11. Reduza seus custos e investimentos em BI – Business Intelligence – implantando soluções baseadas no conhecimento do pessoal da área de TIC e das áreas de negócios evite implantar soluções cara se o pessoal está no inicio da curva de aprendizado. Você estará implantando uma solução sofisticada com pouco retorno de investimento devido às limitações do pessoal de analisar informações mais complexas.


12. Reavalie sua estratégia de contingência do datacenter, verifique o custo beneficio dos parâmetros de RTO e RPO (Recovery Time Objective e Recovery Point Objective, respectivamente). Esses parâmetros definem o quão rápido um serviço deve voltar a funcionar após um defeito critico. Quanto menor esses parâmetros maiores serão os gastos em infra-estrutura e despesas de manutenção.

Uma breve Analise