MELHORIA DE PROCESSOS PELO BPM
Gerenciamento de Processos de Negócio ou Gestão de Processos de Negócio ou, ainda,
(Business Process Management ou BPM) é um conceito
que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar,publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos,aplicações, documentos e outras fontes de informação.
A utilização do BPM, ao longo dos últimos anos, vem crescendo
de forma bastante significativa,
dada a sua utilidade e rapidez com que melhora os processos nas empresas onde já foi implementado.
A sua perspectiva de crescimento é muito
grande, visto que ainda é um conceito pouco conhecido, principalmente no Brasil.
O termo ‘processos operacionais’ se refere aos processos de rotina (repetitivos) desempenhados pelas organizações no seu dia-a-dia, ao contrário de ‘processos
de decisão estratégica’, os quais são desempenhados pela alta direção. O BPM difere da remodelagem de processos de negócio, uma abordagem sobre gestão bem popular na década de 90, cujo enfoque não era as alterações
revolucionárias nos processos de negócio, mas a sua melhoria contínua.
Adicionalmente,
as ferramentas denominadas sistemas de gestão de processos do negócio (sistemas BPM) monitoram o andamento dos processos de uma forma rápida e barata. Dessa forma, os gestores
podem analisar e alterar processos baseado em dados reais e não apenas
por intuição.
A Gestão
pela Qualidade Total estava no topo da lista de prioridades das empresas em
todo o mundo. Na década de 90, Michael Hammer e James Champy lançaram o artigo
“Don’t automate, obliterate” pela Harvard Business Review. Esse artigo foi o
marco da chamada onda de BPR (Business Process Management).
É
importante ressaltar alguns pontos, em relação ao BPM, para os gestores
interessados em implantar o Gerenciamento de Processos de Negócios para
alavancar os resultados de suas empresas. Primeiramente, o BPM é uma
metodologia de otimização de processos avançada, que se desenvolveu e evoluíram
a partir das experiências duas ondas anteriores (Gestão pela Qualidade Total e
BPR). Segundo, os BPMS (ferramentas de sistema) não são o BPM (Gerenciamento de
Processos de Negócios). As ferramentas de software utilizadas para automação
dos processos são desejáveis, porém não devem ser o foco. O foco deve ser a
melhoria dos processos de negócios para que as organizações possam alcançar os
resultados esperados do negócio: lucratividade, satisfação dos clientes,
otimização de custos etc. Outro ponto de atenção é que implantar o BPM
(Gerenciamento de Processos de Negócios) em uma empresa não é simples, não é
rápido, envolve mudança de comportamento das pessoas e comprometimento da alta
administração. Por último, o uso da metodologia de Gerenciamento de Processos
de Negócios se torna essencial para o sucesso de um projeto de implantação de
BPM. Não necessariamente se deve contratar uma consultoria especializada, desde
que os gerentes tenham conhecimento técnico suficiente e a empresa coloque o
BPM como prioridade.
O BPM,
tem como objetivo prover o alinhamento dos processos de negócios com a
estratégia (os processos são a execução da estratégia), os objetivos e a cadeia
de valor das organizações.
O
Gerenciamento de Processos de Negócios utiliza as melhores práticas de gestão,
tais como: o mapeamento dos processos, a modelagem, a definição do nível de
maturidade, a documentação, o plano de comunicação, a automação, o
monitoramento através de indicadores de desempenho e o ciclo de melhoria
contínua. O objetivo é a melhoria contínua dos processos para se atingir os
resultados esperados.
Essas
práticas aplicadas ajudam a maximizar os resultados e o desempenho dos
processos, e assim fazer que as organizações tenham melhores resultados
financeiros, vantagem competitiva, redução de custos, otimização de recursos,
aumento da satisfação dos clientes através de produtos e serviços com um nível
superior de qualidade.
São
todas as atividades necessárias para realizar um produto/serviço em uma
empresa, ai incluímos as ferramentas necessárias, as tarefas das pessoas
envolvidas, os tempos e momentos de cada ação, os recursos, etc.
Uma das vertentes do BPM é o foco nas pessoas (human-centric), sendo estas o
centro dos processos de negócio. Alguns BPMS vêm seguindo esta corrente
buscando oferecer aos usuários maior facilidade e flexibilidade no uso, o que
torna a experiência mais agradável, com ferramentas simples e intuitivas.
A automação de processos de negócio é uma prática extremamente eficaz. Quando
se automatiza processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais
rígido e adaptado às necessidades da empresa. Algumas empresas comercializam os
suites por processos, e não pelo pacote completo, o que torna ainda mais
acessível. Através da automação, um serviço melhor é oferecido ao cliente, dada
a rapidez e organização que a empresa passará a apresentar. Além disso, terá seus
custos reduzidos.
A modelagem de processos é feita no próprio BPMS. Alguns destes seguem a
notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation).
Esta notação trata-se de uma série de ícones padrões para o desenho de
processos, o que facilita o entendimento do usuário. A modelagem é uma etapa
importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e
desenhados. É nela também que pode ser feita alguma alteração no percurso do
processo visando a sua otimização.
Ciclo do BPM
1-Estrategia e Planejamento:
Este é o momento de desenvolver uma estratégia
dirigida para processos. Pois tal desenvolvimento oferecerá estrutura e
direcionamento para a gestão contínua dos processos e seu objetivo macro deve
estar alinhado com os da empresa e para isso, é necessário ter conhecimento
sobre as metas da empresa.
2-Análise de processos de negócio:
A análise do processo é quando serão validadas
as informações antes da ação efetivamente. É quando o contexto no qual as metas
e objetivos estão inseridos são medidos e suas variáveis, como fatores
externos, são identificadas.
3- Desenho e
modelagem:
Na prática, as pessoas tendem a achar que sabem
como o processo funciona, mas ao desenhá-lo é possível identificar as falhas,
repetições e fases desnecessárias. Portanto o desenho do processo é sua
materialização. É neste momento que perguntas como: O quê, quando, onde, quem e
como serão respondidas.
Conforme comentado acima, essas três primeiras fases podem
variar conforme a maturidade da empresa na prática de BPM. Elas podem se tornar
uma fase com três etapas, ao invés de três fases. Consequentemente despende de
menos tempo.
4- Implementação do processo:
Agora é à hora da ação: quando o desenho é posto em prática.
É o momento também de pequenos ajustes.
5-Monitoramento
e controle:
Monitorar ajuda a prover informações sobre o
desempenho através de métricas. E ajuda a pensar em ações de refinamento.
6-Refinamento do processo:
Mediante os resultados é preciso fazer uma
melhoria ou redesenho de determinado processo. O monitoramento deve ser
contínuo para que os resultados sejam alcançados. E assim, obtemos a satisfação
da empresa.
Aluna:Letícia Cristina Dias de Vasconcelos RA: 517094
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