Melhoria de Processos pelo BPM: Aplicação no Setor Público

"A melhoria de processos é uma necessidade intrínseca para que as organizações respondam às mudanças que ocorrem constantemente em seu ambiente de atuação, bem como mantenham o nível competitivo de seus serviços (ANTUNES, 2006)."

O BPM (Business Process Management) é uma metodologia que abrange diversos conceitos desde o desenvolvimento de um plano de negócio ao controle gerencial da organização. Baseia-se em um conjunto de técnicas que unifica Gestão de Negócios e Tecnologia da Informação, permite modelar um processo existente, testar inúmeras variações, gerenciar melhorias entre outros benefícios.

Ele suporta os processos de negócios utilizando métodos, técnicas e softwares para desenhar, executar, controlar e analisar processos operacionais. Envolve humanos, organizações, aplicações, documentos e outras fontes de informação. O CBOK®, principal livro de referências sobre a metodologia BPM, o define como “uma disciplina de gerenciamento e um conjunto de tecnologias que provê suporte ao gerenciamento por processo.

Com a aplicação do BPM nas organizações, reformula-se toda a estrutura da organização, desde   tarefas   mais   simples   até   as   mais   complexas, ele permite modelar o processo existente, testar inúmeras variações, gerenciar melhorias e/ou inovações que a organização pretenda seguir e entregar os resultados com rapidez.

O modelo de Smith e Fingar está entre os modelos mais modernos, orientados para a metodologia BPM. E propõem um ciclo de vida dividido em oito etapas: descoberta, modelagem, distribuição, execução, interação, controle, otimização e análise do processo.

O ciclo do BPM inicia com a criação de um plano estratégico que fornece uma direção para assegurar o alinhamento com a estratégia da organização. Nessa fase também se definem metas, expectativas e metodologias.

Atualmente os métodos têm avançado para ampliar a integração da linguagem de processos com a linguagem de tecnologia da informação, e com isso o método BPMN (Business Process Modeling Notation) vem ganhando importância. Ele é um padrão desenvolvido visando oferecer uma notação de mais fácil compreensão e utilização por todos os envolvidos nos processos de negócio.

No geral o BPM é um padrão de linguagem gráfica desenvolvido pelo BPMI (Business Process Management Initiative) e seu objetivo é disponibilizar uma notação que seja compreensível para todos os tipos de usuários.

ALUNO: João Vitor da Silva Pinto

R.A.: 517124

Trabalho 3 - MELHORIA DE PROCESSOS PELO BPM: APLICAÇÃO NO SETOR PUBLICO

MELHORIA DE PROCESSOS PELO BPM

      Gerenciamento de Processos de Negócio ou Gestão de Processos de Negócio ou, ainda, (Business Process  Management ou BPM) é um conceito

que une gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações através da melhoria dos processos de negócio. São utilizados métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar,publicar, otimizar e controlar processos envolvendo recursos humanos,aplicações, documentos e outras fontes de informação.

   A utilização do BPM, ao longo dos últimos anos, vem crescendo de forma bastante significativa, dada a sua utilidade e rapidez com que melhora os processos nas empresas onde já foi implementado. A sua perspectiva de crescimento é muito grande, visto que ainda é um conceito pouco conhecido, principalmente no Brasil.

  O termo ‘processos operacionais’ se refere aos processos de rotina (repetitivos) desempenhados pelas organizações no seu dia-a-dia, ao contrário de ‘processos de decisão estratégica’, os quais são desempenhados pela alta direção. O BPM difere da remodelagem de processos de negócio, uma abordagem sobre gestão bem popular na década de 90, cujo enfoque não era as alterações revolucionárias nos processos de negócio, mas a sua melhoria contínua.

Adicionalmente, as ferramentas denominadas sistemas de gestão de processos do negócio (sistemas BPM) monitoram o andamento dos processos de uma forma rápida e barata. Dessa forma, os gestores podem analisar e alterar processos baseado em dados reais e não apenas por intuição.

   A Gestão pela Qualidade Total estava no topo da lista de prioridades das empresas em todo o mundo. Na década de 90, Michael Hammer e James Champy lançaram o artigo “Don’t automate, obliterate” pela Harvard Business Review. Esse artigo foi o marco da chamada onda de BPR (Business Process  Management).

   É importante ressaltar alguns pontos, em relação ao BPM, para os gestores interessados em implantar o Gerenciamento de Processos de Negócios para alavancar os resultados de suas empresas. Primeiramente, o BPM é uma metodologia de otimização de processos avançada, que se desenvolveu e evoluíram a partir das experiências duas ondas anteriores (Gestão pela Qualidade Total e BPR). Segundo, os BPMS (ferramentas de sistema) não são o BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios). As ferramentas de software utilizadas para automação dos processos são desejáveis, porém não devem ser o foco. O foco deve ser a melhoria dos processos de negócios para que as organizações possam alcançar os resultados esperados do negócio: lucratividade, satisfação dos clientes, otimização de custos etc. Outro ponto de atenção é que implantar o BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios) em uma empresa não é simples, não é rápido, envolve mudança de comportamento das pessoas e comprometimento da alta administração. Por último, o uso da metodologia de Gerenciamento de Processos de Negócios se torna essencial para o sucesso de um projeto de implantação de BPM. Não necessariamente se deve contratar uma consultoria especializada, desde que os gerentes tenham conhecimento técnico suficiente e a empresa coloque o BPM como prioridade.

   O BPM, tem como objetivo prover o alinhamento dos processos de negócios com a estratégia (os processos são a execução da estratégia), os objetivos e a cadeia de valor das organizações.

    O Gerenciamento de Processos de Negócios utiliza as melhores práticas de gestão, tais como: o mapeamento dos processos, a modelagem, a definição do nível de maturidade, a documentação, o plano de comunicação, a automação, o monitoramento através de indicadores de desempenho e o ciclo de melhoria contínua. O objetivo é a melhoria contínua dos processos para se atingir os resultados esperados.

  Essas práticas aplicadas ajudam a maximizar os resultados e o desempenho dos processos, e assim fazer que as organizações tenham melhores resultados financeiros, vantagem competitiva, redução de custos, otimização de recursos, aumento da satisfação dos clientes através de produtos e serviços com um nível superior de qualidade.

São todas as atividades necessárias para realizar um produto/serviço em uma empresa, ai incluímos as ferramentas necessárias, as tarefas das pessoas envolvidas, os tempos e momentos de cada ação, os recursos, etc.

    Uma das vertentes do BPM é o foco nas pessoas (human-centric), sendo estas o centro dos processos de negócio. Alguns BPMS vêm seguindo esta corrente buscando oferecer aos usuários maior facilidade e flexibilidade no uso, o que torna a experiência mais agradável, com ferramentas simples e intuitivas.

    A automação de processos de negócio é uma prática extremamente eficaz. Quando se automatiza processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais rígido e adaptado às necessidades da empresa. Algumas empresas comercializam os suites por processos, e não pelo pacote completo, o que torna ainda mais acessível. Através da automação, um serviço melhor é oferecido ao cliente, dada a rapidez e organização que a empresa passará a apresentar. Além disso, terá seus custos reduzidos.

    A modelagem de processos é feita no próprio BPMS. Alguns destes seguem a notação mais usada atualmente, o BPMN (Business Process Modeling Notation). Esta notação trata-se de uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário. A modelagem é uma etapa importante da automação pois é nela que os processos são descobertos e desenhados. É nela também que pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização.

     Ciclo do BPM

     1-Estrategia e Planejamento:

Este é o momento de desenvolver uma estratégia dirigida para processos. Pois tal desenvolvimento oferecerá estrutura e direcionamento para a gestão contínua dos processos e seu objetivo macro deve estar alinhado com os da empresa e para isso, é necessário ter conhecimento sobre as metas da empresa.

2-Análise de processos de negócio:

A análise do processo é quando serão validadas as informações antes da ação efetivamente. É quando o contexto no qual as metas e objetivos estão inseridos são medidos e suas variáveis, como fatores externos, são identificadas.

3- Desenho e modelagem:

Na prática, as pessoas tendem a achar que sabem como o processo funciona, mas ao desenhá-lo é possível identificar as falhas, repetições e fases desnecessárias. Portanto o desenho do processo é sua materialização. É neste momento que perguntas como: O quê, quando, onde, quem e como serão respondidas.

   Conforme comentado acima, essas três primeiras fases podem variar conforme a      maturidade da empresa na prática de BPM. Elas podem se tornar uma fase com três    etapas, ao invés de três fases. Consequentemente despende de menos tempo.

      4- Implementação do processo:

     Agora é à hora da ação: quando o desenho é posto em prática. É o momento também       de pequenos ajustes.

5-Monitoramento e controle:

Monitorar ajuda a prover informações sobre o desempenho através de métricas. E ajuda a pensar em ações de refinamento.

6-Refinamento do processo:

Mediante os resultados é preciso fazer uma melhoria ou redesenho de determinado processo. O monitoramento deve ser contínuo para que os resultados sejam alcançados. E assim, obtemos a satisfação da empresa.

Aluna:Letícia Cristina Dias de Vasconcelos      RA: 517094

Gerenciamento de processos de Negócio

O BPM (Business Process Management) possibilita padronizar processos corporativos e ganhar pontos de produtividade e eficiência e ainda servem para medir, analisar e aperfeiçoar a gestão do negócio  dos processos de análise financeira de uma empresa.

O que é BPM?

O conceito de BPM surgiu há pouco nos Estados Unidos, mas somente em 2003 começou a ser utilizado em grande escala por organizações interessadas em novas ferramentas para a implementação e controle de suas estratégias. BPM (Business Process Management, ou Gestão da Performance Corporativa) é uma categoria de sistemas focada em acompanhamento de performance.

O aparecimento do BPM aconteceu a partir da onda de implementação dos sistemas integrados de gestão (ERPs) nas grandes empresas privadas, no final da década passada (estão nessa categoria produtos como SAP, Peoplesoft e seus similares nacionais Microsiga, Datasul etc.). Os ERPs contêm uma infinidade de regras,cuja alteração é custosa e demorada, requerendo pessoal especializado, de TI. Já os BPMs extraem dos ERPs a administração dessas regras e possibilitam aos analistas de processo fazer alterações sem alterar a programação.

O BPM permite a análise, definição, execução, monitoramento e administração de processos, incluindo o suporte para a interação entre pessoas e aplicações informatizadas diversas. Acima de tudo, ele possibilita que as regras de negócio da organização, travestidas na forma de processos, sejam criadas e informatizadas pelas próprias áreas de gestão, sem interferência das áreas técnicas. A meta desses sistemas é padronizar processos corporativos e ganhar pontos em produtividade e eficiência. 

BPM – Business Process Management (Gerenciamento de processos de Negócio) tem como foco aperfeiçoar os resultados das organizações através de melhorias dos processos de negócio, alinhando os processos das organizações de acordo com as necessidades dos clientes e procura obter a melhora dos processos continuamente. Tornando as organizações mais eficientes, mais efetivas e com maior capacidade de mudanças. Visando a Tecnologia da Informação a utilização do BPM está se tornando bastante frequente nas organizações. Pois ele vem melhorando os processos operacionais das empresas onde é implementando. Processos operacionais são rotinas feitas no dia a dia da empresa. Os sistemas BPM monitoram o andamento das rotinas (processos) de forma rápida e barata, de forma que seja possível analisar e alterar as mesmas baseadas em dados reais. Os sistemas BPM podem mostrar as rotinas que estão atrasadas dentro da organização, quanto elas estão atrasadas, com qual frequência isso ocorre, o percentual de processos concluídos, os que esta em andamento, entre outros. Facilitando a visualização do desempenho da organização.

MODELAGEM DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS 

A modelagem de processos de negócios é a segunda área de conhecimento do BPM CBOK® e é requisito para a análise, desenho e medição de desempenho de processos de negócio.

É um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio atual ou proposto. A modelagem provê uma perspectiva ponta-a-ponta de processos primários, de suporte e gerenciamento de uma organização. “Modelo” é uma representação simplificada que suporta o estudo e desenho de algum aspecto de algo, conceito ou atividade. “Processo”, nesse contexto, significa um processo de negócio e pode ser expresso em vários níveis de detalhe, desde uma visão contextual altamente abstrata mostrando o processo dentro de seu ambiente, até uma visão operacional interna detalhada que pode ser simulada para avaliar várias características de seu desempenho ou comportamento. Um modelo de processo de negócio completamente desenvolvido representará tipicamente várias perspectivas servindo a diferentes propósitos. Um modelo de processo pode conter um ou mais diagramas, informação sobre objetos no diagrama, informação sobre relacionamento entre objetos, informação sobre relacionamento entre objetos e seu ambiente, e informação sobre como objetos representados se comportam ou desempenham.

O objetivo da modelagem é criar uma representação do processo que o descreva de forma necessária e suficiente para a tarefa em questão, focalizando em representar atributos do processo que suporta análise continuada a partir de uma ou mais perspectivas. Modelos de processos apresentam benefícios no gerenciamento de negócios, tais como entendimento do processo de negócio e melhoria de comunicação ao criar uma representação visível e perspectiva compartilhada comum. No gerenciamento de processos de negócio, modelos são o meio para gerenciar processos da organização, analisar desempenho de processos e definir mudanças. São a expressão do estado de negócio desejado e especificam os requisitos para recursos de suporte que habilitem operações de negócio efetivas: pessoas, informações, instalações, automação, finanças, energia etc. Algumas razões comuns para criar modelos de processos são:

§  Documentar claramente um processo existente

§  Utilizar como suporte de treinamento

§  Utilizar como uma avaliação versus padrões e conformidades requeridas

§  Entender como um processo se comportará em diferentes situações ou em resposta a alguma mudança antecipada

§  Servir como base para a análise na identificação de oportunidades de melhoria

§  Desenhar um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente

§  Fornece uma base para comunicação e discussão

§  Descrever requisitos para uma nova operação do negócio

      Em uma organização orientada a processos, modelos de processos são o principal meio para medir o desempenho versus padrões, suportando medidas para mudança e expressando o estado final desejado que precede o esforço de mudança. Modelos são, por definição, representações simplificadas que facilitam a compreensão do que está sendo estudado e a tomada de decisões sobre o assunto. Modelagem de processos é um mecanismo essencial para a compreensão, documentação, análise, desenho, automatização e medição de atividade de negócio, bem como medição de recursos que suportam a atividade e as interações entre a atividade de negócio e seu ambiente. A seguir, alguns dos benefícios da modelagem:

§  Modelos são relativamente rápidos, fáceis e baratos de completar

§  Modelos são fáceis de entender quando comparados a outras formas de documentação

§  Modelos fornecem uma linha-base para a medição

§  Modelos facilitam o processo de simulação e análise do impacto

§  Modelos tiram vantagem de vários padrões e um conjunto comum de técnicas

Há vários padrões de modelagem, notações e técnicas em uso atualmente. Algumas das vantagens de utilizar uma abordagem baseada em padrões incluem as seguintes:

§  Uma simbologia comum, linguagem e técnicas que facilitem a comunicação e compreensão

§  Modelos baseados em padrões fornecem definições comuns e consistentes de processos definidos que facilita o processo de desenho, análise e medição e facilita a reutilização de modelos

§  Habilidade para aproveitar ferramentas de modelagem com base em padrões e notações comuns

§  Habilidade para importar e exportar modelos criados em várias ferramentas para reutilização em outras ferramentas

§  Alguns fornecedores de ferramentas estão tirando vantagem de normas e notações para o desenvolvimento de capacidade de exportação de uma notação de modelagem para uma linguagem de execução (BPMN para BPEL, por exemplo).

Melhoria de processos pelo BPM.

A gestão de processos hoje em dia é uma abordagem essencial para qualquer empresa e a ferramenta BPM (Business Process Management) aparece no cenário como uma das principais do mercado.

A ferramenta analisa, mapeia e sugere melhorais no processo de trabalho, com o intuito de otimizá-lo, a fim de atender as necessidades necessárias para o planejamento.

O BPM tem sido referenciado com uma introdução ao gerenciamento holístico para alinhar processos de negócio das organizações com as necessidades dos clientes.

Ele procura obter a melhora dos processos continuamente. Isto pode, no entanto, ser descrito como otimização de processo. É discutido que o BPM permite que organizações sejam mais eficientes, mais efetivas e mais capazes de mudanças do que aquelas com foco funcional, com abordagem de gerenciamento tradicional.

A alta direção da empresa pode enxergar, por exemplo, onde estão os problemas, quem está atrasando (e o quanto está atrasando) determinada tarefa, com que frequência isso ocorre, o percentual de processos concluídos e em andamento, entre outros. Como consequência, fatores cruciais para o bom desempenho da organização podem ser analisados com extrema facilidade e rapidez o que geralmente não ocorre com outras ferramentas que não o BPM.

Além disso, as pessoas participantes do processo também são beneficiadas: com o BPM, elas têm o seu trabalho facilitado uma vez que recebem tarefas e devem simplesmente executá-las sem se preocupar com aspectos como, por exemplo, para onde devem enviá-las uma vez que o processo já foi desenhado e todas as possíveis situações de seguimento deste já estão registradas.

Rafael Bocca

RA: 517101